So vielschichtig wie die Gesellschaft ist auch das Design und der Aufbau von Dokumenten. Rechnungen und Gutschriften beinhalten dabei nicht nur die buchungsrelevanten Daten sondern dienen mit Logos, Hintergrundfarben u. v. m. als Vermittler der Corporate Identity gegenüber den Kunden.
Im Hinblick auf die automatische Verarbeitung von Rechnungen sind diese Informationen jedoch oft störend, denn um bestimmte Werte genau erkennen zu können bedingt es oft einer zielgenauen Anlage von Regelwerken. Diese Aufgabe übernimmt das DocuBizz-Team seit vielen Jahren bereits für die Anwender.
Automation Intelligence Flow (AIF) geht einen entscheidenden Schritt weiter, denn über die Erkennung der Standardfelder hinaus bietet AI die Möglichkeit, bestimmte Geschäftsvorfälle automatisch zu klassifizieren und Belege damit zielsicher automatisch dem richtigen Workflow zuzuordnen. Damit einhergehend ist u. a. auch die automatische Erkennung von Standorten verbunden.
Ein Beispiel dazu: ein Autohaus mit 5 Standorten verfügt an jedem Standort über ein Teilelager und eine Werkstatt:
- Lieferantenrechnungen werden am Hauptstandort gescannt oder erreichen das Unternehmen per Email. Beides wird direkt an DocuBizz geleitet.
- Autohäuser haben oft die Besonderheit, dass bestimmte Kreditoren mit mehreren Kreditorenkonten im Dealer-Management-System angelegt sind (z. B. die KFZ-Hersteller, hier gibt es eine Trennung nach Fahrzeugrechnungen und Teilerechnungen). DocuBizz erkennt automatisch, um welche Art von Rechnung es sich handelt und weißt den richtigen Kreditor zu.
- Der Standort und damit das korrekte Lager wird ebenfalls anhand der Belegdaten automatisch erkannt
- Sämtliche relevanten Kopfdaten werden ausgelesen.
- Der Workflow ist damit eindeutig und wird automatisch zugewiesen
- Der Beleg wird direkt dem relevanten Lager zugesendet, ohne dass jemand noch manuell die Postverteilung übernehmen muss.
- Die Vorkontierung der Belege kann ebenfalls automatisiert werden, je nach angebundenem ERP- bzw. Dealer-Management-System auf Sachkonten, Kostenstellen oder Fahrzeugebene (mit Erkennung der FIN).
Die Basis für Automation Intelligence ist ein regelmäßiges Voting über das Belegaufkommen bei den DocuBizz-Anwendern. Das Voting prüft dabei aufgrund der Beleghistorie, welche Lieferanten die häufigsten Belege senden. Somit ist es sehr schnell möglich, den Posteingang um 60-80% beim Prüfen und Versenden von Eingangsrechnungen zu entlasten.