Die insidergeschichte

Jetzt ist der ideale Zeitpunkt für DocuBizz

Nie war es wichtiger als heute, den Rechnungsworkflow zu digitalisieren:

Bereits seit über 15 Jahren beschäftigen wir uns damit, DocuBizz als Cloudservice anzubieten und mittlerweile gehören das System bei weit mehr als 15.000 Anwendern zum nicht wegzudenkenden Werkzeug in der täglichen Arbeit. Die Vorteile des elektronischen Workflows liegen dabei auf der Hand, so war und ist die Kombination aus standortunabhängiger Verarbeitungsgeschwindigkeit, gesicherter Vollständigkeit sowie höchster Transparenz immer schon das Top-Argument, um den unübersichtlichen Papierworkflow zu ersetzen.

Seit 2015 gerät jedoch in Deutschland ein weiteres Argument nahezu auf die Überholspur, denn die seit 2017 sogar kompromisslose Verpflichtung zur Wahrung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff„, kurz GoBD lassen langjährige Verarbeitungsgewohnheiten häufig nicht mehr zu.

Fast wie ein Widerspruch klingt es, dass gleichzeitig der Anteil an Rechnungen steigt, die elektronisch als PDF per Email empfangen werden, denn während Papierrechnungen auch in Zeiten der GoBD klassisch abgeheftet werden dürfen, gilt es, bei PDFs sämtliche Verarbeitungsschritte unveränder- und unlöschbar mit dem Beleg zu verbinden und sicherzustellen, dass die Belege unveränder- und unlöschbar über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist archiviert werden - bedenken Sie: das Ausdrucken von PDF-Rechnungen und das anschließende Wiedereinscannen der abgezeichneten Belege verstößt aus dem o. g. Gründen gegen die GoBD - und jetzt...?

DocuBizz bietet Ihnen die unkomplizierte Lösung für dieses Aufgabenstellung.

Fakt ist, Email-Rechnungen entwickeln sich immer mehr zum Standard, denn diese sparen von der Erstellung über den Versand bishin zur Ablage einfach Zeit und Geld. Mit DocuBizz erhalten Sie ein voll durchdachtes, elektronisches und offiziell zertifiziertes Workflowsystem, welches die Gefahr bannt, dass die Buchhaltung als nicht ordnungsgemäß qualifiziert wird.

Wir haben vor über 15 Jahren die Entscheidung getroffen, DocuBizz als Cloud-Service zu entwickeln. Damals geschah das auf Basis von Erfahrungen aus erster Hand mit bestehenden Lösungen auf dem Markt, niemand hätte damals geahnt, dass wir damit insbesondere die Anforderungen der GoBD spielend einfach bedienen können.

Lassen Sie uns eine kleine Zeitreise in das Jahr 2005 machen:

Was wir vorgefunden haben:

• Ein Puzzle = Kunden wurden mit einer Vielzahl einzelner Softwarepakete beliefert (eines zum Scannen, eines für die Erkennung (OCR), eine Datenbank, eine für die Lösung selber, usw.) und all das musste mit der bestehenden Infrastruktur, Datenbanken usw. verbunden werden, usw…
• Vorhandene Lösungen entsprachen dem Prinzip “Unfallflucht“ = Die Software wurde geliefert, das Geld kassiert und man bekam nur Hilfe vom Hersteller, wenn Sie bereit waren, mehr Geld zu zahlen, um die Lösung lauffähig zu machen.
• Die Bepreisung war äußerst „kopflastig“. Kunden mussten extrem in Vorleistung gehen, bevor irgendein Erfolg auch nur grob in Sicht war.
• Alles basierte auf dem Prinzip der “Spitze des Eisbergs”. Kunden sahen nur ungefähr 15% der Gesamtkosten, bestehend aus den Lizenzkosten und ein paar Stunden Installationsunterstützung
• Der Kunde musste die Verantwortung für die Zusammenarbeit der Komponenten übernehmen, die Mitarbeiter schulen und auf die einzelnen Teile des Puzzles spezialisieren
• Bezahlen, wenn etwas schiefgeht / sich verändert = falls etwas passierte musste der Kunde erst mal bezahlen um vom Lieferanten zu hören, es sei nicht sein Problem, aber er würde es trotzdem lösen – sofern man ihm genug dafür bezahlt
• Mitarbeiter mussten ihre gewohnten Tätigkeiten durch Funktionen erweitern, die auf den ersten Blick nicht in den täglichen Prozess gehören und dementsprechend auch nur schwer oder gar nicht angenommen wurden

Überraschenderweise gilt das IMMER NOCH für die meisten Systeme auf dem Markt – so wie sie angeboten und unterstützt werden.

Immer noch gilt: hoher Anfangsaufwand, Spitze des Eisbergs, hohe Kosten im Notfall, kompliziert und zeitraubend.

Egal ob on-Premise oder cloudbasiert - bei vielen Systemen gilt, dass die Verantwortung für den Tagesbetrieb der IT-Abteilung, den Systemadministratoren und den Anwendern überlassen wird. Individuelle Anpassungen werden i. d. R. nur gegen Stundensätze kostenpflichtig durchgeführt.

Wir haben uns von vorner herein entschieden, DocuBizz ganz anders zu gestalten:

• KEIN PRINZIP UNFALLFLUCHT = wir verdienen nur, wenn Sie bleiben und NUR, wenn wir Ihre Probleme lösen und Ihren Anforderungen tagtäglich stellen.
• NICHT INVESTITIONSLASTIG = Sie zahlen einen moderaten Betrag zum Aufsetzen des Systems sowie regelmäßige Betriebskosten zur Erzielung Ihrer täglichen Ersparnisse und des Erfolg
• KEINE “Eisbergspitzen-Preise”. Wir stellen KEINE Anforderungen an Ihre Zeit und Ihre IT und wir berechnen NUR eine monatlichen Fixpreis, alles inklusive – Sie bleiben innerhalb Ihres Budgets – immer!
• DocuBizz ist KEINE Puzzle-Lösung = Sie erhalten alles in einem einzigen Onlinesystem – Wir betreiben es, entwickeln und warten es für Sie – ALL DAS ist Teil unserer Cloud-Erfahrung.
• KEINE unerwarteten Zusatz-Wartungskosten. Alle Updates und neuen Versionen werden automatisch beim Programmstart installiert – kein Aufwand und keine Extrakosten – Sie verwenden immer die neueste und beste DocuBizz-Version

Das DocuBizz-Prinzip – Die Rechnung ist einfach:

Selbst unter denjenigen, die eine Cloudlösung Ihrer Software anbieten, wird so gut wie niemand – außer DocuBizz – bereit sein, die tagtägliche Verantwortung für den ersten Schritt in jedem Workflow zu übernehmen:

Der Motor, der den Rest des Prozesses mit Leben füllt: Die OCR-Erkennung der Belege.

Die Optimierung der Erkennung übernehmen wir für all unsere Kunden, dieser Service ist integrierter Teil des DocuBizz-Angebots bereits von Anfang an. Mittels Automation Intelligence gehört die zielgerechte Optimierung Ihrer Automatisierung zum Angebotsumfang.

Somit haben wir mehr als 15 Jahre Erfahrung und Hunderte Millionen Belege auf unserem Buckel, wovon jeder neue DocuBizz-Kunde umfangreich partizipiert

Das Fundament für Ihre Sicherheit: das DocuBizz-Rechenzentrum

DocuBizz ist eine Cloudlösung und dennoch wissen Sie genau, wo Ihre Belege archiviert werden: in einem ISO 27000 ff zertifizierten Rechenzentrum, welches über die höchsten Sicherheitsstandards wie z. B. tägliche Spiegelung über mehrere Leitungen in ein geografisch getrenntes, zweites Rechenzentrum, modernste Hardware zur Speicherung, ein umfangreiches Zugriffs-, Zugangs- und Katastrophenfallkonzept, jederzeit gewährleistete Updates für Betriebssysteme und Komponenten, uvm. verfügt. Wir gewährleisten eine Uptime von 99,99999%, dieses entspricht einer maximalen Ausfallzeit von 3 Sekunden pro Jahr.

Sie sind auf der sicheren Seite und müssen nicht selbst in eine entsprechende Infrastruktur investieren. Der ständig hohe Sicherheitslevel wird alljährlich  im Rahmen eines ISAE 3402-Reports überprüft und zertifiziert. Den jährlichen Report erhalten Sie genau wie Textbausteine für die von Ihnen im Rahmen der GoBD zu erstellenden Verfahrensdokumentation von uns.

Im Jahr 2021 wurde DocuBizz von der interev GmbH auf die Erfüllung der Anforderungen der Revisionssicherheit geprüft und erhielt die Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 und IDW RS Fait 1.

Die Rechenzentrumsleistungen waren ebenfalls vom ersten Tag fester Bestandteil des DocuBizz-Konzepts.

Alles Komplizierte liegt bei uns – für Sie bleibt Ihr Tagesgeschäft!

Die DocuBizz Cloud übernimmt alle technisch komplizierten und zeitintensiven Teile, das ist unser Business. Sie erhalten den DocuBizz-Client, der den natürlichen Ablauf des Belegworkflows darstellt und somit nahezu schulungsfrei genutzt werden kann.

Viele weitere sinnvolle Funktionen entstehen tagtäglich durch die Ideen und Erweiterungswünsche unserer Anwender. Sie partizipieren davon, denn viele Funktionen bauen wir einfach automatisch in alle DocuBizz-Installationen ein, Sie erhalten diese dann über ein automatisches Update beim Start des Clients.

DocuBizz ist branchen- und ERP-unabhängig. Das bedeutet, dass wir für viele ERP-Systeme bereits eine Schnittstelle umgesetzt haben. Zu unserem Tagesgeschäft gehört es, weitere Systeme kunden- und branchenspezifisch anzubinden.

Selbstverständlich verfügt DocuBizz über eine zertifizierte DATEV-Schnittstelle, die uns als Grundlage für viele weitere Anbindungen dient.

Lernen Sie DocuBizz einfach näher kennen. Klicken Sie einfach hier und vereinbaren Sie einen Termin für eine Onlinepräsentation mit unserem Spezialisten für den deutschen Markt.

Ich würde mich sehr darüber freuen, Sie und Ihr Unternehmen in der DocuBizz-Community begrüßen zu dürfen.

Ihr Mads Toksværd, CEO der Vitec DocuBizz ApS.