"Wir kriegen doch schon viele Rechnungen als PDF, das sind doch eRechnungen..."
Das ist nicht nur eindeutig falsch, sondern kennzeichnet auch das häufigste, aktuelle Missverständnis. Lesen Sie hier, was tatsächlich unter den Begriff eRechnungen fällt, warum und wie bestimmte PDF-Dateien als Container für e-Rechnungen verwendet werden, welche weiteren Formate es gibt und wie diese verarbeitet werden können und müssen.
Die eRechnung als europäische Norm
Die EU-Kommission hat im Jahr 2014 die Richtlinie 2014/55/EU verabschiedet, in der es in erster Linie darum geht, eine einheitliche Basis für elektronische Rechnungen auf gesamteuropäischer Basis zu definieren. Dieses geschah, um insbesondere Rechnungen für öffentliche Aufträge einheitlich europaweit verarbeiten zu können. Die nationale Umsetzung ist im Bundesgesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG) und in der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) verankert.
Technische Basis für die eRechnungen ist ein vom Europäischen Komitee für Normung in der CEN-Norm EN16931 festgelegtes, semantisches Datenformat. Basisdateien dafür sind entweder UBL oder XML-Dateien.
Für das menschliche Auge sind diese semantischen Daten sehr gewöhnungsbedürftig, im Folgenden sehen Sie ein Beispiel einer deutschen eRechnung:
Allerdings sind diese Dateien auch nicht für die manuelle Verarbeitung gedacht, sondern bieten aufgrund der genormten Struktur elektronisch lesbare Daten. Das folgende Beispiel zeigt dabei einen Nettobetrag, den MwSt.-Gesamtbetrag der Rechnung sowie den Bruttobetrag:
Wie Sie sehen können, beginnt jede Zeile mit einem definierendem Begriff und schließt mit demselben Begriff, schließend beginnend mit einem Schrägstrich. Der Wert dazwischen entspricht genau dem entsprechenden Wert auf der Rechnung. Also beträgt der Nettobetrag <ram:TaxBasisTotalAmount> € 680,97, die Information darüber endet mit </ram:TaxBasisTotalAmount>, so dass in der nächsten Zeile direkt der nächste Wert angegeben werden kann. In der nächsten Zeile sehen Sie als Zusatzinformation auch noch das Währungskürzel.
Den Mitgliedsstaaten der EU wurde zugestanden, auf Basis dieser europäischen Kernrechnung länderspezifische Formate zu entwickeln und festzulegen. In Deutschland sind aktuell die beiden Formate XRechnung und ZUGFeRD verbreitet, diese erheben aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit, wenngleich die Wahrscheinlichkeit sehr gering ist, dass es weitere nationale Formate geben wird. Da die anderen europäischen Staaten haben die europäische Kernrechnung jedoch anders umgesetzt, gleich ist nur die einheitliche Verwendung der semantischen Dateien. Aufgrund der Tatsache, dass Sie sicherlich auch Waren und Leistungen aus anderen europäischen Staaten erhalten, ist es wichtig, dass Sie ohne Einschränkung sämtliche europäischen eRechnungen verarbeiten können.
"Ich hab doch immer ein Belegbild dabei, da kann ich doch die Daten einfach abtippen".
Auch das ist nicht nur eindeutig falsch, sondern auch das zweithäufigste, aktuelle Missverständnis:
ZUGFeRD-Rechnungen enthalten ein lesbares Belegbild, welches genauso aussieht, wie eine klassische Rechnung - XRechnungen jedoch enthalten ausschließlich Dateien im oben gezeigten, semantischen Format (also UBL- oder XML-Dateien). Ähnlich verhält es sich mit den meisten Rechnungen aus dem europäischen Ausland, auch hier ist nicht gewährleistet, dass Sie ein lesbares Bild mitgeliefert bekommen. Da Sie gesetzlich ab dem 01.01.2025 verpflichtet sind, eRechungen verarbeiten zu können, besteht kein Anspruch auf die alternative Belieferung mit einer fürs menschliche Auge optimierten Rechnung auf Papier oder als PDF.
Mehr noch, die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) stellen in Randziffer 76 eindeutig folgendes fest:
"Werden neben bildhaften Urschriften auch elektronische Meldungen bzw. Datensätze ausgestellt (identische Mehrstücke derselben Belegart), ist die Aufbewahrung der tatsächlich weiterverarbeiteten Formate (buchungsbegründende Belege) ausreichend, sofern diese über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügen. In diesem Fall erfüllt das Format mit der höchsten maschinellen Auswertbarkeit mit dessen vollständigem Dateninhalt die Belegfunktion und muss mit dessen vollständigem Inhalt gespeichert werden."
Im Umkehrschluss ergibt sich daraus, dass sofern es Unterschiede zwischen einem bildhaften Beleg und der mitgelieferten XML-Datei gibt, die Daten der XML-Datei sowohl zur Rechnungsprüfung, zur Freigabe in den Fachabteilung und zur Buchung herangezogen werden müssen, da diese Datei eine höhere maschinelle Auswertbarkeit als ein eventuell mitgelieferter bildhafter Beleg besitzt.
Die Quintessenz daraus wäre, dass Sie in der Buchhaltung jede eRechnung zukünftig Zeile für Zeile mit dem mitgelieferten Belegbild vergleichen müssten - das ist jedoch nicht praktikabel; deshalb sprechen auch die GoBD bereits von maschineller Auswertbarkeit.
DocuBizz sorgt für die einheitliche Verarbeitung der eRechnungen (und aller anderen Rechnungen), indem die XML-Daten für die Buchung verwendet werden. Mehr noch wird bei XRechnungen und anderen reinen Datenrechnungen ein lesbares Belegbild für die visuelle Rechnungsprüfung und damit als Basis für die Freigabe der Rechnung erstellt.
